Control de caducidades de flota y conductores, en una sola lista

En una empresa de autocares caducan papeles de dos tipos: los del autocar (la ITV, el seguro, la próxima revisión de mantenimiento y los documentos del vehículo) y los del conductor (el carnet, el CAP, la tarjeta de tacógrafo y otros documentos). A eso se suman los plazos de descarga del tacógrafo. Controlarlos es tenerlos todos en una sola lista, ordenada por lo que vence antes.

Aquí tienes qué conviene vigilar, por qué una lista única funciona mejor que un recordatorio por papel y cómo lo reúne el panel de Bus Center, con sus límites.

Qué caduca en una empresa de autocares

Caduca más de lo que parece, y cada cosa tiene su plazo y su norma. Esta es la lista que conviene vigilar, con el artículo donde lo explicamos:

Del autocar	Del conductor
ITV (cada cuánto)	Permiso de conducción
Seguro	CAP (renovar el CAP)
Próxima revisión de mantenimiento	Tarjeta de tacógrafo
Documentos del vehículo con fecha	Otros documentos con fecha

Y hay un plazo que no es una caducidad, pero se vigila igual: el de las descargas del tacógrafo, de la tarjeta de cada conductor y de la unidad del vehículo. Cada empresa tiene además sus propios papeles con fecha. En Bus Center caben como otras caducidades del conductor, con su tipo y su descripción, o como documentos del vehículo con su fecha de caducidad, y entran en el mismo panel. Cómo y cada cuánto se descargan las del tacógrafo lo explicamos en descargar la tarjeta del conductor.

Una sola lista, ordenada por urgencia

Si cada fecha está en un sitio distinto, el riesgo es olvidarse de mirar uno. Si la ITV de cada autocar está en su tarjeta, el seguro en la póliza y el CAP de cada conductor en una carpeta, alguien tiene que acordarse de mirar cada sitio a tiempo.

Una lista única cambia eso: todo lo que vence pronto aparece junto, ordenado por lo que vence antes, sea un autocar o un conductor. Así la ITV de un autocar y el CAP de un conductor compiten en la misma pantalla, y se planifica el servicio de la semana con todo delante.

Una costumbre sencilla: mirar la lista al planificar la semana, antes de asignar autocares y conductores. Lo que esté vencido conviene resolverlo antes de asignar ese autocar o ese conductor a un servicio.

El panel de Bus Center: 30 días y tres niveles

El panel reúne lo que caduca en 30 días o menos: la ITV, el mantenimiento y el seguro de los autocares; el carnet, el CAP y la tarjeta de tacógrafo de los conductores; y otras caducidades y documentos. La lista sale ordenada de lo más urgente a lo menos.

Cada aviso sale con uno de tres niveles:

• Vencido: la fecha ya ha pasado.
• Urgente: quedan 15 días o menos.
• Aviso: quedan entre 16 y 30 días.

La lista se calcula con las fechas que hay en las fichas en ese momento. Cuando se renueva la ITV y se apunta la nueva fecha, el aviso deja de salir; no hay que borrarlo a mano.

El mantenimiento se vigila además por kilómetros: el panel avisa cuando faltan 5.000 km o menos para la revisión. Lo contamos en el mantenimiento preventivo de autobuses.

Las descargas del tacógrafo fuera de plazo

Bus Center controla el plazo de las descargas del tacógrafo: tarjeta de conductor, 28 días; vehículo, 90 días. Si un conductor no tiene ninguna descarga registrada, o la última es de hace más de 28 días, aparece en el panel como vencido.

Para eso registra las descargas .DDD que se suben al archivo de la empresa, por su nombre de fichero. No lee su contenido: no calcula tiempos de conducción ni de descanso, no detecta infracciones y no descarga el tacógrafo. La descarga se hace con el equipo de descarga; el programa registra el fichero y vigila el plazo.

De dónde salen las fechas

Las fechas salen de las fichas. La ficha de cada autocar guarda la ITV y los mantenimientos, el combustible y los kilómetros, y los documentos del vehículo; la de cada conductor, sus datos, sus documentos y sus caducidades. Si una fecha no está apuntada, no hay aviso: el panel solo puede avisar de lo que sabe.

Por eso, al empezar, lo que más rinde es dar de alta la flota con sus fechas y a los conductores con sus caducidades. Es el segundo paso que propone la propia portada de Bus Center, justo después de crear la cuenta.

El conductor también ve sus papeles

El conductor ve en su portal sus propios papeles que caducan en 30 días o menos: el permiso de conducir, el CAP y la tarjeta de tacógrafo. No tiene que esperar a que se lo diga la oficina.

Cuando renueva uno, puede mandar el papel con foto desde el móvil, con la fecha de caducidad nueva. La fecha que propone pasa a su ficha solo cuando la oficina aprueba el documento, y queda quién lo aprobó y cuándo. Así la ficha se pone al día sin que nadie tenga que teclear la fecha dos veces. Más sobre el portal en la sección de conductores de la portada.

Lo que Bus Center no hace

Los avisos se ven en el panel, así que alguien tiene que mirarlo. Bus Center no renueva nada ni pide citas, no sabe una fecha que nadie ha apuntado y no sustituye a tu asesor en lo que pide cada norma. Lo que hace es poner delante, en una lista, lo que vence pronto.