Control de combustible de la flota: consumo y coste por kilómetro

Controlar el combustible de una flota de autocares es apuntar cada repostaje con sus litros, su importe y los kilómetros que marca el cuentakilómetros, autocar por autocar. Con esos tres datos salen las cifras que importan: el coste por kilómetro, el consumo en litros cada 100 km y cómo evolucionan por semana, mes, trimestre o año, en total o por autocar.

Aquí tienes qué apuntar, cómo se calculan esas cifras, qué pasa con los tickets que manda el conductor y por qué la hoja de cálculo se queda corta cuando la flota crece.

Qué apuntar de cada repostaje

De cada repostaje hacen falta tres datos y conviene tener dos más. Los tres imprescindibles son los litros, el importe y los kilómetros del cuentakilómetros en el momento de repostar. Los otros dos, la fecha y la estación, sirven para cuadrar el ticket después.

En Bus Center cada repostaje se apunta en la ficha del autocar con su fecha, sus litros, su importe, los kilómetros del odómetro, la estación y una nota. El odómetro hace además otro trabajo: si avanza, actualiza los kilómetros del vehículo, que es lo que usa el aviso de mantenimiento por kilómetros.

El odómetro es el dato que convierte una lista de tickets en un control de consumo. Sin kilómetros, sabes cuánto has gastado, pero no cuánto gasta el autocar.

Las cifras: coste por kilómetro y consumo

Las dos cifras se calculan igual en cualquier flota, y Bus Center las calcula así:

Cifra	Cómo se calcula
Coste por kilómetro	Importe del periodo dividido entre los kilómetros del periodo.
Consumo	Litros del periodo por 100, divididos entre los kilómetros del periodo: litros cada 100 km.

Los kilómetros de cada periodo salen de la diferencia entre el odómetro más alto y el más bajo apuntados en ese periodo, autocar por autocar, y luego se suman. Por eso cuenta apuntar el odómetro en todos los repostajes: uno sin odómetro suma litros e importe, pero no kilómetros. Si en un periodo no hay kilómetros, el programa no da coste por kilómetro, y si faltan litros o kilómetros, no da consumo: no se inventa la cifra.

Por periodo y por autocar

Bus Center da litros, importe, kilómetros, coste por kilómetro y consumo por periodo, eligiendo semana, mes, trimestre o año, en total o por vehículo. Cuando se mira la flota entera, la lista por autocar sale ordenada de más a menos importe.

Comparar autocares entre sí es lo que más enseña. Dos autocares parecidos con consumos muy distintos piden una explicación: rutas distintas, un conductor con otra forma de conducir o un problema mecánico. El programa no da la explicación, pero pone la diferencia delante. Lo que hagas con ella en el taller lo contamos en el mantenimiento preventivo de autobuses.

Una revisión al mes

Las cifras sirven si alguien las mira con calma. Una revisión mensual puede limitarse a tres preguntas: qué autocar tiene el coste por kilómetro más alto, cuál ha cambiado más su consumo respecto al mes anterior y qué repostajes se apuntaron sin odómetro.

Las dos primeras dicen dónde mirar, en el taller o en la ruta; la tercera, dónde falta un dato. En Bus Center la vista por mes y por autocar responde a las dos primeras, y la lista de la flota, ordenada de más a menos importe, enseña arriba los autocares que más gastan.

Los tickets que manda el conductor

El conductor manda sus gastos desde el portal del móvil con la foto del ticket: gasóleo, peaje, parking. Sin cobertura se guardan y se envían solos, sin duplicarse. En la oficina, cada gasto se acepta o se rechaza, con su motivo; para rechazarlo o pedir que se corrija hay que decirle al conductor por qué.

Cuando la oficina lo aprueba, el gasto entra en la contabilidad de flota. Conviene saber una cosa: el consumo y el coste por kilómetro se calculan con los repostajes apuntados en la ficha de combustible del autocar, que es un registro distinto de los gastos. Un ticket de gasóleo aprobado figura en los gastos; para que cuente en el consumo, el repostaje tiene que estar en la ficha de combustible. Más sobre el circuito de los tickets en los gastos del conductor en ruta.

Por qué la hoja de cálculo se queda corta

Una hoja de cálculo sirve para empezar, y para una flota de dos autocares puede bastar. Se queda corta por razones prácticas, no por la fórmula:

• Los tickets llegan sueltos, a veces por mensaje, y alguien los tiene que pasar a mano.
• Cada autocar acaba en una pestaña distinta, y comparar la flota exige rehacer la tabla.
• Un odómetro mal tecleado descuadra el consumo de todo el mes, y nadie lo ve.
• El repostaje no está ligado a la ficha del autocar, a su mantenimiento ni a sus kilómetros.

Si vienes de una hoja de cálculo, ten en cuenta que Bus Center no importa ficheros de Excel: los repostajes se apuntan en el programa. Para empezar basta con los repostajes del mes en curso: el consumo se irá calculando con los odómetros que apuntes desde ese día. Tienes el resumen de la ficha del autocar en las funciones de Bus Center.

Lo que Bus Center no hace

Bus Center no lee el cuentakilómetros ni el depósito: no tiene GPS ni seguimiento de la flota, y los datos salen de lo que se apunta. Tampoco importa los repostajes desde una hoja de cálculo. Y el consumo que calcula es tan bueno como los odómetros que se apuntan.