Rentabilidad por autocar: qué autocar deja dinero

Para saber qué autocar deja dinero hay que restar, para cada autocar y en un periodo, lo que costó a lo que ingresó. No por servicio: el gasóleo, el taller o el seguro van por autocar, no por boda o por excursión, y repartirlos a ojo da márgenes que parecen ciertos y no lo son.

Así lo calcula Bus Center: rentabilidad por autocar y por periodo, con los servicios sin importe contados aparte y lo facturado de verdad al lado para contrastar. Y con la conversión de presupuestos medida solo sobre lo que de verdad ha pasado a servicio.

Por qué la rentabilidad se mide por autocar y no por servicio

Porque los gastos grandes de una flota no van por servicio. El gasóleo se reposta cuando hace falta, el taller llega cuando toca y el seguro se paga por vehículo. Si se intenta decir cuánto dejó una boda concreta, hay que repartir esos gastos con un criterio inventado, y el resultado depende más del criterio que de la boda.

Por eso Bus Center no da la rentabilidad por servicio. La da por autocar y por periodo, que es donde los ingresos y los gastos se encuentran de verdad: qué ingresó ese autocar con sus servicios y qué costó en el mismo tiempo.

Qué entra en el cálculo

Para cada autocar, Bus Center suma los ingresos de los servicios hechos en el periodo (los realizados, facturados o cobrados) y les resta sus gastos: combustible, taller y el resto de gastos cargados a ese autocar. Si no eliges fechas, el periodo es el año en curso.

Con esos datos, cada autocar sale con sus servicios, sus ingresos, sus gastos, su resultado y su margen, y, si hay kilómetros apuntados, el coste y el ingreso por kilómetro. Los autocares se ordenan de más a menos resultado, para ver de un vistazo cuál tira del negocio y cuál no.

Los gastos que no cuelgan de ningún autocar, como un peaje suelto o una tasa, se enseñan aparte y se restan del total de la empresa, sin cargárselos a un autocar que no los generó. Todo se calcula leyendo lo que ya hay: no se guarda ningún total que se quede viejo cuando alguien corrige una factura.

Al leer el resultado, conviene no sacar conclusiones de un solo mes. Un autocar con poco resultado puede haber pasado por el taller ese trimestre, o haber hecho servicios a los que todavía no se les ha puesto precio. Compara varios periodos, mira el número de servicios sin importe y revisa el coste por kilómetro: un autocar que cuesta mucho más por kilómetro que sus hermanos suele merecer una visita al taller o una conversación con el conductor.

Los servicios sin importe, contados aparte

Un servicio sin importe en su hoja es un ingreso que no está en el cálculo. En lugar de dar un margen bonito con datos incompletos, Bus Center cuenta esos servicios aparte y avisa: cuántos servicios no tienen el importe anotado, y que sus ingresos no están en los números.

Ese aviso no es dinero perdido: es facturación que falta por anotar. La solución es sencilla y está en la oficina: poner el precio a cada servicio cuando se confirma, no al final del trimestre.

Lo facturado de verdad, al lado

Junto a los ingresos que salen de los servicios, Bus Center enseña lo facturado de verdad en el periodo, según las facturas emitidas. Es el contraste que evita que los márgenes engañen: el precio de la hoja de servicio a veces se rellena y a veces no; la factura, siempre.

Si lo facturado es muy superior a los ingresos de los servicios, la diferencia casi siempre son importes sin anotar. Y para ver lo que mueve cada cliente, la ficha de cada colegio, empresa o particular guarda su histórico: servicios, presupuestos, facturas y lo facturado.

La conversión de presupuestos, medida de verdad

La otra pregunta del negocio es cuántos presupuestos acaban en viaje. Bus Center la responde con tres números separados. Lo cierto: cuántos presupuestos se mandaron en el periodo y por cuánto importe, y cuántos siguen esperando. Lo medido: los convertidos de verdad, que son los presupuestos que en el programa han pasado a ser servicio. Y una estimación, etiquetada como tal, que cruza presupuestos y servicios del mismo cliente y el mismo destino, sin mirar fechas.

El número de convertidos empieza en cero y crece con el uso del programa: es la única forma de medirlo bien. Los presupuestos que vienen de papeles o de un archivo anterior no se pueden cruzar con sus servicios, y el programa no se inventa ese cruce. Si quieres afinar los presupuestos, mira cómo se prepara el presupuesto de un autocar.

Qué hace falta para que el número sea bueno

La rentabilidad por autocar es tan buena como los datos que la alimentan. Tres costumbres la hacen fiable:

• Cada servicio con su autocar y su precio, desde que se confirma.
• Cada gasto cargado a su autocar: los tickets que mandan los conductores, una vez aprobados, ya entran así; lo explicamos en los gastos del conductor en ruta.
• El combustible, también como gasto del autocar: la rentabilidad resta los gastos cargados a cada autocar, y los repostajes de la ficha de combustible, que dan el consumo y el coste por kilómetro, son un registro aparte; lo contamos en el control de combustible de la flota.

Con eso, la pregunta de qué autocar deja dinero deja de ser una impresión. El resto de lo que hace el programa está en las funciones de Bus Center.