Gastos del conductor en ruta: tickets sin perder ninguno

Los gastos del conductor en ruta —gasóleo, peajes, aparcamiento— se pierden cuando el ticket viaja en un bolsillo y se teclea días después. La forma de que no se pierdan es simple: foto del ticket en el momento, asociada al servicio y al autocar, revisión de la oficina con un sí o un no razonado, y el gasto aprobado directo al coste de ese autocar.

Así lo resuelve el portal del conductor de Bus Center, incluso sin cobertura. Aquí no hablamos de importes de dietas ni de lo que diga cada convenio: hablamos de cómo se recogen, se revisan y se apuntan los gastos.

Por qué se pierden los tickets del conductor

Se pierden porque viajan separados del servicio. El ticket del gasóleo, el del peaje y el del aparcamiento llegan a la oficina por mensaje, en una foto suelta o en papel al final de la semana, y alguien tiene que adivinar de qué servicio y de qué autocar son antes de teclearlos.

Cuando eso pasa, el gasto o no se apunta, o se apunta sin saber a qué autocar cargarlo, o se apunta dos veces porque llegó por dos caminos. Las tres cosas estropean la misma cifra: lo que cuesta de verdad cada autocar.

Cómo recogerlos en el momento

El conductor manda el gasto desde el móvil con la foto del ticket en cuanto paga. En el portal elige qué ha pagado (combustible, peaje, parking, taller o reparación, limpieza, dieta u otro), escribe el importe tal como se escribe aquí, con coma decimal, y adjunta la foto o un PDF.

Si el gasto es de un servicio, el autocar es el de ese servicio: no se le pregunta al conductor lo que el programa ya sabe, y no puede cargar el gasto a un autocar que no llevaba. Si el gasto no es de ningún servicio concreto, elige el autocar de la lista o lo deja sin autocar. Para el gasóleo puede añadir también los litros y los kilómetros, y en cualquier gasto, el proveedor y una observación.

El portal no deja poner una fecha que aún no ha llegado, y el conductor ve en todo momento lo que ha mandado y en qué punto está: pendiente, aceptado o rechazado, con el motivo.

Sin cobertura, y sin duplicados

En carretera la cobertura falla, y el gasto no puede esperar a que vuelva. En el portal de Bus Center, el conductor puede apuntar el gasto igual: se queda guardado en su móvil, le avisa de que está sin mandar y se envía solo cuando vuelve la cobertura.

Y se envía una sola vez. Cada envío lleva un identificador propio, de modo que un envío que se corta por falta de cobertura y se repite deja un solo gasto, no dos. Si el conductor reintenta, el programa le responde con el gasto que ya existe.

Cómo los revisa la oficina

La oficina tiene en un solo sitio todo lo que los conductores han mandado y sigue esperando una decisión, con los gastos, los papeles y las incidencias contados aparte, para saber si hay trabajo para dos minutos o para veinte. Antes de decidir, puede abrir el ticket y mirarlo.

Con cada gasto hay tres respuestas: aceptarlo, rechazarlo o devolverlo para que lo corrija. Para rechazar o devolver, el programa pide el motivo, porque sin él el conductor no sabría qué hacer. Lo devuelto no se queda atascado: el conductor lo retira y lo manda otra vez bien, y el rechazo queda como rastro con su motivo.

Lo importante es que nada de lo que sube el conductor cuenta hasta que la oficina lo aprueba. El portal es una bandeja de entrada, no un registro de gastos.

Adónde va cada gasto aprobado

Aprobar es el único momento en que el gasto entra en las cuentas de la flota. En ese momento se convierte en un gasto del autocar, con su concepto (qué se pagó, quién lo pagó y en qué servicio) y una nota que recuerda que se envió desde el portal del conductor. El ticket se cuelga del gasto definitivo, que es donde lo buscará quien revise las cuentas.

Por eso importa que cada gasto lleve su autocar: en Bus Center los gastos de flota van por autocar, no por servicio, y así es como se sabe qué deja cada uno. Desde ahí cuenta en el coste de ese autocar. Bus Center calcula la rentabilidad por autocar y por periodo, lo que ingresó menos lo que costó, y los gastos que no cuelgan de ningún autocar, como un peaje suelto, se enseñan aparte. Lo explicamos en la rentabilidad por autocar, y el seguimiento del gasóleo en el control de combustible de la flota.

Una rutina para la oficina

Con los gastos llegando solos, el trabajo de la oficina se queda en revisar. Una rutina que funciona sin esfuerzo:

• Revisa la bandeja de pendientes una vez al día, mejor a la misma hora.
• Mira la foto antes de aprobar: importe, fecha y que el ticket sea legible.
• Si falta algo, devuélvelo con un motivo concreto («falta el ticket del peaje de vuelta») en vez de rechazarlo sin más.
• Pide a los conductores que manden cada ticket al pagar, no al final de la semana.

El resto del portal lo tienes en qué necesita un conductor en el móvil y en la sección de conductores.