Descarga del tacógrafo del vehículo: plazos y tarjeta de empresa

La unidad del tacógrafo de cada vehículo se descarga como máximo cada 90 días, y los datos descargados se guardan al menos doce meses. La descarga la organiza la empresa con su tarjeta de empresa, que es la que permite transferir los datos almacenados en los tacógrafos de su flota.

Aquí tienes los plazos que fija la norma, cuándo hay que descargar aunque no toque, cómo se pide la tarjeta de empresa y cómo registra Bus Center las descargas de cada autocar para que ninguna se pase de plazo.

Cada cuánto se descarga la unidad del vehículo

El plazo máximo es de 90 días para la unidad instalada en el vehículo. El Reglamento (UE) n.º 581/2010 fija que el plazo máximo para transferir los datos pertinentes no deberá ser superior a 90 días en el caso de los datos de la unidad instalada en el vehículo y a 28 días en el de la tarjeta de conductor.

La unidad del vehículo es el propio aparato de control, sin el sensor de movimiento ni sus cables, como la define la Orden FOM/1190/2005, que regula en España la implantación del tacógrafo digital. Esa orden, en su artículo 24, pide descargar cada unidad, cuando menos, antes de transferir el vehículo o de devolverlo al arrendador, cuando se detecte un mal funcionamiento pero aún puedan descargarse los datos, cuando lo requiera la Administración y al menos cada tres meses.

Tres meses pueden ser algo más de 90 días, así que el tope que manda en la práctica es el europeo: quien descarga cada autocar antes de los 90 días cumple los dos.

La tarjeta de empresa: qué es y cómo se pide

La tarjeta de empresa es la llave de la empresa para sacar los datos de sus tacógrafos. El Reglamento (UE) n.º 165/2014 la define como una tarjeta de tacógrafo expedida a favor de una empresa de transporte que necesita utilizar vehículos equipados de tacógrafo, que identifica a dicha empresa de transporte y permite visualizar, transferir e imprimir los datos almacenados en los tacógrafos.

En España se pide al órgano competente en materia de transporte por carretera del lugar donde la empresa tenga su domicilio fiscal. La Orden FOM/1190/2005 permite pedir tantas tarjetas como la empresa estime necesarias, hasta un máximo de 62, y les da una validez de cinco años.

La renovación se pide igual, ante ese mismo órgano, y la orden fija para ello un plazo máximo de quince días hábiles antes de la fecha de caducidad de la tarjeta. Si la empresa deja de tener vehículos con aparato de control, tiene que devolver sus tarjetas de empresa al órgano emisor.

Cuánto tiempo se guardan los datos descargados

Los datos se guardan al menos doce meses desde su registro. El Reglamento (CE) n.º 561/2006 pide garantizar que todos los datos transferidos de la unidad instalada en el vehículo y de la tarjeta de conductor se conserven durante al menos doce meses después de su registro y que, si lo exige un inspector, sean accesibles directamente o a distancia desde las instalaciones de la empresa.

La Orden FOM/1190/2005 dice lo mismo en días: un mínimo de 365 días a partir de la fecha de su registro. Y añade que toda empresa titular de vehículos con tacógrafo digital deberá atender los requerimientos de petición de datos de los órganos competentes en materia de transportes u otros organismos de control; los datos se podrán requerir desagregados por vehículo, conductor o período de actividad.

Por eso no basta con descargar: hay que poder encontrar el fichero de un autocar concreto y de unas fechas concretas cuando alguien lo pida.

Tarjeta del conductor y unidad del vehículo: dos plazos distintos

Son dos descargas diferentes, con plazos distintos, y conviene llevarlas por separado:

Qué se descarga	Plazo máximo	Conservación
Tarjeta del conductor	28 días	Al menos doce meses
Unidad del vehículo	90 días	Al menos doce meses

La descarga de la tarjeta del conductor tiene sus propios supuestos (cuando deja la empresa, cuando le caduca la tarjeta…): la explicamos en cómo y cada cuánto descargar la tarjeta del conductor.

Cómo lleva Bus Center las descargas de cada autocar

Bus Center no descarga el tacógrafo: registra las descargas que ya has hecho con tu equipo. Subes los ficheros .DDD al archivo de la empresa y el programa apunta cada descarga solo con los datos del nombre del fichero (tipo, fecha, matrícula y bastidor en el caso del vehículo), sin abrir su contenido. Cada descarga se asocia a su autocar por la matrícula, si coincide con la de la ficha.

Con esas fechas, Bus Center controla el plazo de 90 días de cada autocar: la sección de tacógrafo enseña la última descarga y los días que han pasado, y el panel cuenta cuántos autocares tienen la descarga fuera de plazo. Si en las descargas aparece un autocar que todavía no está en el programa, lo propone para darlo de alta.

Lo que no hace: no lee los datos del fichero, no calcula tiempos de conducción ni de descanso y no detecta infracciones. Para analizar esos datos se usa un programa de análisis de tacógrafo; los límites que se vigilan están en tiempos de conducción y descanso en autobús.

Cuando un autocar cambia de manos o falla el tacógrafo

Hay momentos en los que la descarga no puede esperar al plazo. Los que señala la orden española son estos:

• Antes de vender el autocar o ceder su disposición, o antes de devolverlo si es de alquiler.
• Cuando se detecta un mal funcionamiento, mientras todavía se puedan descargar los datos.
• Cuando lo pide la Administración.

Una buena costumbre es apuntar esas descargas extraordinarias igual que las periódicas: así la fecha de la última descarga de cada autocar sigue siendo cierta. Puedes ver cómo encaja esto con ITV, seguros y mantenimientos en el control de caducidades de la flota, y el resto de funciones en la portada de Bus Center.

Fuentes consultadas

Comprobadas el 11 de octubre de 2026. Enlazamos la fuente original para que puedas consultar el texto vigente.

• Reglamento (UE) n.º 581/2010 de la Comisión, sobre los plazos máximos para transferir los datos de las unidades instaladas en los vehículos y de las tarjetas de conductor. BOE (copia del DOUE).
• Orden FOM/1190/2005, de 25 de abril, por la que se regula la implantación del tacógrafo digital (texto consolidado). BOE.
• Reglamento (UE) n.º 165/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, relativo a los tacógrafos en el transporte por carretera. BOE (copia del DOUE).
• Reglamento (CE) n.º 561/2006 del Parlamento Europeo y del Consejo, relativo a la armonización de determinadas disposiciones en materia social en el sector de los transportes por carretera. BOE (copia del DOUE).