Presupuesto de autocar: las partidas que no hay que olvidar
El presupuesto de un servicio de autocar se prepara sumando lo que de verdad cuesta ese servicio: los kilómetros totales, incluidos los que el autocar hace en vacío; las horas del conductor, esperas incluidas; peajes y aparcamientos; la pernocta y las dietas si el viaje dura más de un día, y la parte de costes fijos del autocar que le toca. El precio lo fijan libremente las partes, así que lo importante es no dejarse ninguna partida.
Aquí tienes las partidas que conviene revisar, cómo seguir cada presupuesto hasta que se confirma o se pierde, y por qué presupuestar tres bodas para el mismo sábado no debería bloquearte el autocar. No hay precios: cada empresa tiene sus costes.
Un precio libre, para todo el autocar
En el transporte discrecional de viajeros el precio no está tarifado: la ley de transportes dice que será libremente fijado por las partes contratantes. Eso deja el margen en tus manos, y también el riesgo de presupuestar por debajo de coste.
Como regla general, el discrecional se contrata por toda la capacidad del vehículo utilizado. Por eso el presupuesto se hace por el servicio y el autocar, no por plaza.
Si quieres repasar qué es exactamente un servicio discrecional y qué papeles lleva, lo explicamos en el transporte discrecional de viajeros.
Las partidas que no hay que olvidar
Un presupuesto se queda corto cuando falta una partida. Estas son las que conviene revisar en cada servicio:
| Partida | Qué mirar |
|---|---|
| Kilómetros | Los del viaje y los que el autocar hace en vacío desde la cochera hasta la recogida y de vuelta. |
| Horas del conductor | Las de conducción y las de espera: en una boda o una excursión, el conductor puede esperar horas. |
| Peajes y aparcamientos | Los del recorrido y los de las paradas. |
| Pernocta y dietas | Si el servicio dura más de un día o acaba lejos y tarde. |
| Segundo conductor | Si la duración del viaje lo exige por los tiempos de conducción y descanso. |
| Costes del autocar | Combustible, mantenimiento, seguros y la parte de costes fijos que toca a ese día. |
| Impuestos | El IVA que corresponda al servicio. |
Dos de esas partidas tienen su propio artículo: los límites de conducción y descanso del conductor, en tiempos de conducción y descanso, y el impuesto, en el IVA del transporte de viajeros.
De dónde sacar tus costes
Un presupuesto es tan bueno como los costes que usa. Si calculas el combustible con el consumo real de cada autocar, y no con una cifra de memoria, el presupuesto se acerca a lo que luego pasa en la carretera.
En Bus Center, el consumo y el coste de combustible por kilómetro de cada autocar salen de los repostajes que apuntas, por periodo y por vehículo. Y la rentabilidad por autocar enseña, por periodo, lo que ingresó cada autocar menos lo que costó. No calcula el precio de un presupuesto, pero te da los datos para calcularlo bien.
Un apunte honesto: Bus Center no da la rentabilidad de cada servicio, porque los gastos de flota van por autocar y no por servicio. La da por autocar y por periodo. Para revisar tus presupuestos, lo útil es comparar lo que ingresa cada autocar con lo que cuesta en el mismo periodo, y ajustar las partidas que se quedan cortas.
Presupuesto, enviado, confirmado
Un presupuesto que se manda y no se sigue se pierde. Conviene saber en todo momento cuáles están preparados, cuáles se han enviado al cliente y esperan respuesta, y cuáles se han confirmado o rechazado.
En Bus Center cada trabajo es un expediente que va de principio a fin: presupuesto, enviado, confirmado, realizado y facturado, con cliente, ruta, horario, pasajeros, autocar y conductor. El programa valida cada cambio de estado: rechaza el salto que no toca y dice qué falta. Por ejemplo, un presupuesto no se marca como enviado sin precio, y si el cliente dice que no, se rechaza con su motivo.
Cuando el cliente confirma, el mismo expediente sigue adelante: se planifica, se emite la hoja de ruta y, al final, se factura sin volver a teclear. La ficha de cada colegio, empresa o particular guarda su histórico, que es lo que miras antes de presupuestar al cliente que repite.
La conversión de presupuestos se mide con los presupuestos que en el programa han pasado a ser servicio, no con una estimación. Así sabes qué parte de lo que presupuestas acaba en viaje.
Tres bodas el mismo sábado
En temporada pueden llegar varias peticiones para el mismo día y el mismo autocar. Si cada presupuesto bloqueara el autocar, tendrías que elegir antes de saber quién confirma.
En Bus Center, presupuestar tres bodas el mismo sábado sí se puede: solo bloquea la confirmada. Un autocar o un conductor no pueden estar en dos servicios a la vez, pero un presupuesto no reserva nada. Cuando una boda se confirma con ese autocar y su horario, las otras ya no pueden confirmarse con el mismo autocar a la misma hora. Cómo funciona la planificación sin solapes lo contamos en la planificación de autocares y conductores.
Lo que hace Bus Center, y lo que no
Bus Center no calcula el precio de un presupuesto: el importe lo pone la oficina. Tampoco optimiza rutas. Lo que hace es llevar cada presupuesto en su expediente, impedir los saltos de estado que no tocan, no bloquear el autocar hasta que el servicio se confirma y medir cuántos presupuestos acaban en servicio.
Fuentes consultadas
Comprobadas el 11 de octubre de 2026. Enlazamos la fuente original para que puedas consultar el texto vigente.
Preguntas frecuentes
¿Qué hay que incluir en el presupuesto de un autocar?
Los kilómetros, también los que el autocar hace en vacío; las horas del conductor, esperas incluidas; peajes y aparcamientos; pernocta y dietas si hacen falta; los costes del autocar y el IVA que corresponda.
¿El precio del transporte discrecional está regulado?
No está tarifado: la ley de transportes dice que el precio de los transportes discrecionales de viajeros será libremente fijado por las partes contratantes.
¿Bus Center calcula el precio del presupuesto?
No. El importe lo pone la oficina. Bus Center lleva cada presupuesto en su expediente, valida cada cambio de estado y mide cuántos presupuestos acaban en servicio.
¿Puedo presupuestar el mismo autocar para varias bodas el mismo día?
Sí. En Bus Center presupuestar tres bodas el mismo sábado sí se puede: solo bloquea la confirmada. Un autocar no puede estar en dos servicios a la vez, pero un presupuesto no reserva nada.