Planificación de autocares y conductores sin solapes

Planificar autocares y conductores es asignar a cada servicio confirmado un autocar y un conductor que estén libres en ese horario, y saber en todo momento qué servicios aún no tienen ninguno. La regla de fondo es sencilla: un autocar o un conductor no puede estar en dos servicios a la vez. Lo difícil es aplicarla cuando hay presupuestos pendientes, servicios de varios días y cambios de última hora.

Aquí tienes qué debería bloquear un recurso y qué no, cómo tratar los servicios sin hora o sin regreso, qué falta para dar un servicio por planificado y el límite que conviene tener claro: Bus Center no calcula tiempos de conducción.

La regla: nadie en dos servicios a la vez

Un autocar o un conductor no puede estar en dos servicios a la vez. En Bus Center es una regla que el programa hace cumplir: si intentas asignar un autocar que ya va a otro servicio en ese horario, lo rechaza y dice en qué servicio está: «El vehículo ya está asignado al servicio», con su número, «en ese horario».

La comprobación se hace igual se toque desde donde se toque: al crear un servicio, al cambiarle la hora, el autocar o el conductor. Y si dos personas de la oficina asignan a la vez el mismo autocar, el programa atiende una petición detrás de otra, así que no pueden quedarse las dos con el mismo hueco. Asignaciones sobre autocares distintos no se estorban.

Los cambios de última hora tienen una consecuencia más. Si cambias el autocar o el conductor de un servicio que ya tiene la hoja de ruta emitida, la hoja deja de coincidir con el servicio: Bus Center lo detecta y avisa para que saques una versión nueva. Lo explicamos en cómo modificar una hoja de ruta ya emitida.

Qué bloquea y qué no

Bloquea lo confirmado; lo presupuestado, no. Presupuestar tres bodas el mismo sábado sí se puede: solo bloquea la confirmada. Un presupuesto o un servicio anulado no reservan nada.

En temporada pueden llegar varias peticiones para el mismo día: se presupuestan todas y se confirma la que acepta el cliente. Si cada presupuesto bloqueara el autocar, habría que decidir antes de saber quién confirma. Cómo se prepara cada presupuesto lo contamos en el presupuesto de autocar.

Servicios sin hora, sin regreso o de varios días

Para saber si dos servicios se pisan hace falta un intervalo: fecha y hora de salida, y hasta cuándo dura. Bus Center lo trata así:

Caso	Cómo lo trata Bus Center
Servicio sin fecha u hora de salida	No se comprueba: sin intervalo no se puede afirmar que haya solape.
Servicio sin hora de regreso	Se toma como que ocupa hasta el final de su último día.
Regreso anterior a la salida	Se entiende que el servicio cruza la medianoche.
Un servicio acaba a las 14:00 y otro empieza a las 14:00	No se solapan: el autobús ya está libre.
Servicio de varios días	Ocupa desde la salida del primer día hasta el regreso del último.

El primer caso es el que más conviene vigilar: un servicio sin hora no avisa de nada. Ponerle la hora en cuanto se sabe es lo que hace que la comprobación funcione.

Servicios sin autocar o sin conductor

Un servicio confirmado sin autocar o sin conductor es un problema que aún no ha estallado. Conviene verlos todos juntos cada día, ordenados por fecha, y resolverlos por orden.

En Bus Center, para dar un servicio por planificado hacen falta autocar, conductor y hora de salida; si falta alguno, el programa no lo deja pasar y dice qué falta, por ejemplo «Falta asignar el conductor.». Y para pasar a «listo para salir», si el servicio necesita hoja de ruta, tiene que estar emitida. El conductor ve en su portal del móvil sus servicios con hora, origen, destino y autocar; un presupuesto no le aparece, porque solo ve servicios cerrados con el cliente.

Qué autocar y qué conductor van a cada servicio, y qué queda libre, es lo que resume la planificación sin solapes en la portada.

Antes de asignar: papeles y descansos

Que un autocar esté libre no significa que pueda salir. Antes de asignarlo conviene mirar dos cosas más.

La primera son los papeles. Un autocar con la ITV o el seguro a punto de vencer, o un conductor con el CAP o la tarjeta de tacógrafo caducando, aparecen en el panel de caducidades de Bus Center, que reúne lo que caduca en 30 días o menos. Lo explicamos en el control de caducidades.

La segunda son los descansos del conductor. Que un conductor no tenga otro servicio a esa hora no garantiza que pueda conducir: depende de lo que haya conducido y descansado antes. Eso lo marcan los tiempos de conducción y descanso, que explicamos en tiempos de conducción y descanso en autobús.

Un buen momento para mirar las dos cosas es al confirmar el servicio, no la víspera: si falta un conductor con los descansos en regla o un autocar con los papeles al día, todavía hay tiempo de buscar otro.

Lo que Bus Center no hace

Bus Center no calcula tiempos de conducción ni de descanso y no detecta infracciones: comprueba que el conductor no esté en dos servicios a la vez, no que haya descansado lo suficiente. Tampoco lee los ficheros del tacógrafo, ni optimiza rutas, ni sigue a los autocares por GPS. Esa parte de la planificación sigue siendo trabajo del jefe de tráfico, con sus herramientas de tacógrafo.